Datum konání vaší akce se blíží mílovými kroky a vy ještě možná ještě jako správný organizátor ladíte poslední detaily programu. Nezapomeňte si přitom podrobně naplánovat i to, jak budete kontrolovat vstupenky. Může se to zdát jako banalita, ale věřte, že nekonečný čas strávený v chaotické frontě může negativně ovlivnit prožitek, který si návštěvníci z vaší akce odnesou. Proto vám přinášíme několik tipů na to, jak nejlépe zorganizovat kontrolu lístků na vašem eventu.
Pošlete návštěvníky správným směrem ke kontrole vstupenek
Možná se dá na místo konání vaší akce dorazit z několika různých směrů, možná se dá také použít několik různých vchodů. Nenechte své návštěvníky bloudit a všechny možné přístupové cesty opatřete směrovkami, které je skutečně dovedou k místu, kde se kontrolují vstupenky. Směrovky by měly být výrazné a umístěné nad úroveň očí, aby byly dobře viditelné i v davu lidí.
Zamezte frontám, zmatku i prochladnutí
Samotné místo, kde budete kontrolovat vstupenky, si dobře prostorově rozvrhněte, abyste se vyhnuli dlouhým frontám nebo neorganizovanému davu lidí. V případě vyššího počtu návštěvníků můžete například použít různé sloupky nebo pentle pro vytyčení směru fronty a přidat větší počet kontrolních stanovišť. Pokud organizujete akci ve vnitřních prostorách, vyhněte se, pokud možno, kontrolování vstupenek venku před budovou nebo těsně za dveřmi. V případě nepříznivého počasí by totiž čekání před vstupem pro návštěvníky nebylo nic příjemného. V každém případě platí, že umístění i rozvržení místa, kde kontrolujete vstupenky, by mělo být intuitivní a nebránit plynulému průchodu lidí. Zkuste se proto vžít do role návštěvníka, představit si, že jste v dané lokaci poprvé, a podle toho rozvrhnout i kontrolu vstupenek.
Kontrolujte vstupenky klidně v teepee a s živou hudbou
Prostor vstupu a kontroly vstupenek zajišťuje první kontakt návštěvníků s vaší akcí, proto na něj nezapomeňte při výzdobě. Je to pro vás příležitost, jak už na začátku vytvořit příjemnou atmosféru a své návštěvníky dobře naladit. Použijte květiny a jiné dekorace a pokud vám to rozpočet dovolí, můžete například zajistit i živou hudbu. Návštěvníci se uvolní, začnou se dobře bavit a prominou vám i případné čekání ve frontě. Vždy samozřejmě přizpůsobte místo vstupu a kontroly vstupenek tématu vaší akce. Pokud se například jedná o konferenci pro podnikatele z oboru, oblečte motýlky a přistavte černý stolek s květinami. Jestli pořádáte sportovní akci pro děti, umístěte vstup do teepee a zabavte ty nejmladší písničkami pro děti.
Pořiďte si chytrou aplikaci na kontrolu vstupenek
Papírové vstupenky už nefrčí, na tom se asi shodneme. Nejsou ekologické, návštěvník si je musí doma tisknout, případě pro ně jezdit přes celé město, a vy je pak při kontrole musíte jednu po druhé odtrhnout. Je tu mnohem příjemnější řešení a tím je check-in aplikace BOOM. Díky systému BOOM Events můžete vstupenky nejen prodávat, ale i kontrolovat při vstupu na akci. Je to dokonce tak jednoduché, že k tomu potřebujete jen mobilní telefon, do kterého získáte aplikaci na kontrolu vstupenek. S její pomocí pak jen naskenujete QR kód ze vstupenky, kterou vám návštěvník předloží na svém mobilním telefonu, a v tu ránu víte, zda je vstupenka platná. Aplikaci najdete v App Store pro iOS zařízení a Google Play pro Android.
Nezapomeňte na lidský faktor
Vyhraďte si čas, během kterého si se zaměstnanci detailně projdete celý proces, jak kontrolovat vstupenky na vaší akci. Rozdělte si role a vše si vyzkoušejte, abyste tak předešli případným zmatkům v „přímém přenosu“. Jelikož se jedná o první místo kontaktu návštěvníků s vaší akcí, vyberte na místo kontroly vstupenek ty správné lidi. Na konferenci podnikatelů bude důležitá profesionalita, zatímco u jógového odpoledne zase přívětivost a otevřenost.
Doufáme, že jste se dozvěděli něco nového a využijete naše rady pro uvítání hostů na vaší akci. Koukněte se také na další rady z oboru organizace eventů, nebo třeba na to, jak dobře propagovat vaši událost na sociálních sítích.