Svět event managementu prochází rychlými změnami a digitalizace je dnes klíčovým krokem pro všechny, kdo chtějí držet krok s novými požadavky trhu. Automatizace a využití moderních softwarových nástrojů umožňují efektivnější plánování, lepší komunikaci a větší spokojenost klientů. Přečtěte si, jak nezůstat pozadu, proč digitalizovat a jak na to, abyste zůstali blízko svým zákazníkům.
Proč je digitalizace v event managementu nezbytná?
V dnešní době žijí lidé více online než kdy dřív. Generace Z a mileniálové, kteří tvoří velkou část cílové skupiny eventů, očekávají digitální přístup nejen při organizaci, ale i během samotné události.
Rychlost a efektivita: Tradiční manuální procesy, jako je e-mailová komunikace, jsou časově náročné a náchylné k chybám. Navíc neustálé dohledávání potřebných informací v mailu je opravdu práce pro Sherlocka Holmese. Znáte to, když vedete s klientem vlákno a najednou vám položí dotaz, či pošle odpověď z jiné emailové adresy?
Očekávání zákazníků: Moderní zákazníci preferují jednoduchý přístup k informacím, například online registraci nebo přístup k harmonogramu akce přes mobilní aplikaci. Bez digitálních nástrojů mohou organizátoři ztratit konkurenceschopnost. Ať už je to veřejná akce nebo soukromá, každý zákazník chce svou informaci okamžitě, nebude čekat, až mu odepíšete nebo nedejbože zavoláte zpět.
Data v reálném čase: Schopnost sledovat průběh příprav v reálném čase pomáhá organizátorům/event místům/ dodavatelům rychle reagovat na změny a zlepšit celkový zážitek z akce.
Automatizace jako eso v rukávu pro současný event management
Automatizace není jen o šetření času, ale také o zajištění preciznosti a konzistence. Klíčové oblasti, kde může automatizace pomoci, zahrnují:
1. Plánování a správa úkolů
Díky digitálním nástrojům můžete tvořit přehledné harmonogramy a seznamy úkolů, které snadno nasdílíte celému týmu. Označíte zodpovědné osoby a přiřadíte jim deadline. Automatické připomínky zase mohou zajistit, že se na nic nezapomene. Jasný plán je rozhodně krokem k úspěšnějšímu eventu.
2. Komunikace s klienty a dodavateli
Příkladem může být plánování konference. Velký kolos vyžaduje mnoho spolupracujících dodavatelů- ať už je to catering, mobiliář, hudba, světla, pódium, … Digitální technologie umožňují komunikaci všech na jednom místě. Už nemusíte psát mail každému zvlášť nebo vytvářet samostatné whatsappové skupiny pro “rychlejší” komunikaci. Doporučujeme se podívat na software QVAMP- je to praktický digitální pomocník pro každého event managera, který nabízí nespočet užitečných vychytávek pro plánování, realizaci i vyhodnocování eventů.
4. Finanční management
Digitální nástroje usnadňují tvorbu a správu rozpočtů. Automatizované reporty poskytují přehled o nákladech a výnosech, což umožňuje lepší kontrolu financí a snadnější plánování budoucích událostí. Už nemusíte neustále přepočítávat, stačí použít report, který systém generuje sám z dat, jež jste do něj v průběhu plánování a realizace eventu zadali.
5. Analýza a zpětná vazba
Po skončení akce je důležité analyzovat její úspěch. Nejen ten finanční, ale také spokojenost klienta, který se buď může vrátit nebo doporučit vaše služby/místo dalším potenciálním klientům. Nepodcenit sílu referencí je rozhodně jedním z klíčů k úspěšnějším eventům.
Jak tedy digitalizovat?
Pojďme se na to společně podívat. Systém je v tomto případě král. Zkuste nejprve:
Vyhodnotit své potřeby: Zamyslete se, které procesy jsou nejvíce časově náročné. Co vám bere čas a energii a dalo by se to zefektivnit? Zautomatizovat.
Zvolte vhodné nástroje: Na trhu existuje řada softwarových řešení, ať už velké mezinárodní systémy nebo menší praktické nástroje. Komplexním řešením pro vás může být např. český software Qvamp, který je modifikovaný do několika světových jazyků.
Zapojte svůj tým: Tento úkol bývá zpravidla nejtěžší. Obecně je tým lidí spíše náchylný na změny, takže naučit je používat něco nové, co jim usnadní práci se v procesu implementace zdá být doslova fuška. Rozhodně to nevzdávajete ze startu, chce to trpělivost a vysvětlovat… a vysvětlovat.
Začněte postupně: Nemusíte digitalizovat vše najednou. A nebo naopak, když už tak už? Sami znáte nejlépe svůj tým a víte, co je “nezabije”. Takže ať už se rozhodnete změny implementovat postupně, nebo změníte postupy z gruntu, buďte pečliví.
Výhody pro vás i zákazníky
Digitalizace přináší výhody nejen pro vás, ale i pro zákazníky:
Pro vás: Více času na kreativní úkoly, minimalizace chybovosti, lepší přehled a možnost efektivně analyzovat výsledky.
Pro zákazníky: Rychlý přístup k informacím, snadná komunikace s dodavateli a hladký průběh celé akce.
Online komunikace a jasný přehled o všem, co je domluveno, zvyšují pozitivní vnímání úspěšnosti akce zákazníkem.
Budoucnost eventů je digitální!
Event management, stejně jako mnoho dalších odvětví, vstupuje do nové éry. Digitalizace není jen volbou, ale nezbytností pro každého, kdo chce uspět v konkurenčním prostředí. Automatizace, online nástroje a moderní technologie pomáhají zlepšit efektivitu, snížit stres a zvýšit spokojenost všech zúčastněných stran.
Začněte s digitalizací ještě dnes – nejen proto, abyste usnadnili svou práci, ale také proto, abyste nabídli svým klientům a účastníkům bezproblémový zážitek. Ve světě, kde rychlost a inovace hrají hlavní roli, je digitalizace klíčem k úspěchu. Hodně štěstí!
Podívejte se i na další články na našem blogu, např. o osvětlení na akci nebo s českými službami, které vám pomůžou s udržitelností vaší akce. No a pokud potřebujete pomoct s digitalizací prodeje vstupenek, s tím vám pomůže BOOM Events.