V dnešním rozhovoru se dozvíme více o spolku Nation2Nation, který je proslulý svými klubovými akcemi po celé Praze. Zjistíme, jak funguje studentská organizace zaměřená na pořádání večírků pro cizince, jaké jsou způsoby financování a jaké role zastávají členové týmu. Hezké počtení!
Jaké typy akcí organizujete?
Jako studentský spolek ESN VSE Prague, pod nějž naše značka Nation2Nation patří, pořádáme spoustu různých akcí nejen pro zahraniční studenty v Praze, kteří jsou naší cílovou skupinou, ale také pro české studenty a veřejnost. Od denních aktivit se sociálním přesahem přes pravidelné sportovní akce a výlety po celé České republice i zahraničních městěch jako Krakow nebo Budapešť, až po samotné Nation2Nation akce, kde se jedná především o klubové party, ale také o večerní aktivity typu pubcrawl, karaoke nebo beerpong.
Kolik událostí ročně pořádáte a pro kolik lidí jsou?
Ročně pořádáme vyšší desítky akcí, fungujeme během semestrů, o prázdninách si dáváme volno. Party Nation2Nation bývá jedna za týden po celý semestr, na začátku semestru bývá frekvence i větší. Občas se stane, že jeden týden vynecháme, ale bavíme se přibližně o 28 party za rok.
Počet lidí na akcích se hodně liší, naše denní aktivity jsou samozřejmě kapacitně mnohem menší než večerní party, ale i na party je různá účast. Na začátku semestru jsme schopní zacílit vyšší stovky lidí, na konci už je to pod stovku. Rekordní akce je pro nás party pro více než 1500 studentů, zahraničních i českých dohromady.
Jaký je váš plánovací proces?
Proměnlivý😄 Dříve se na začátku semestru udělal plán, obepsaly se kluby, vymyslely se témata jednotlivých party. Dnes jsme mnohem flexibilnější, plánujeme průběžně, sledujeme akce konkurence, náladu studentů a také termíny průběžných testů a zkoušek.
Dá se říct, že máme v šuplíku spoustu nápadů a konceptů fungujících akcí a podle okolností se snažíme vybrat tu pravou.
Kolik lidí máte v organizačním týmu a jaké máte nastavené role?
Samotný proces Nation2Nation má 8-10 členů, ale často nám vypomáhají i ostatní členové spolku, když je potřeba. Definovali jsme si tři hlavní role, event manažer, PR/Marketing a promotér. Event manažer plánuje akce, PR se stará o sociální sítě a promotéři jsou ti v nejbližším kontaktu se studenty. Role ale nejsou zafixované, všichni se mezi nimi často točíme. Poslední rolí je kontrola vstupenek na samotných akcích, v ní nám většinou pomáhají ostatní členové spolku.
Jak pracujete s marketingem a sociálními sítěmi?
Snažíme se sledovat, co je pro danou skupinu studentů, které tu zrovna máme, nejdůležitější a dělat akce a marketing na míru. Používáme pestrou škálu marketingových nástrojů, ale mnohem více než placená reklama přes sociální sítě a stories se nám osvědčuje přímý kontakt, nejlépe osobní. Hlavní marketing avšak jede v našich whatsappových skupinách a v soukromých kanálech.
Jsme pyšní na náš Instagram @nation2nationcz, o který se pečlivě staráme. Já si rád dávám pozor na každý detail a mám radost, že fotky (které máme z akcí a přidáváme na sítě) nám fotí nejlepší fotografové z klubové scény.
Viděla jsem, že mj. pořádáte akce v různých klubech. Na základě čeho je vybíráte a jak s nimi komunikujete?
Koncept Nation2Nation byl dlouhá léta “Každý týden jiný klub”. Zahraničním studentům chceme ukázat více míst, kam mohou v Praze zajít a nabídnout jim party s různými hudebními zážitky a žánry, protože se hudební vkusy hodně liší.
Výběr klubu také není jednotný, snažíme se vybírat kluby, do kterých se nám hodí energie dané party. Některý klub se hodí na techno rave, do jiného míříme na oldies party. Často se nám ozývají produkční různých klubů, tak pak nám zbývá jen vyladit společný termín. A někdy domluvíme klub prostě podle volné kapacity. Obecně platí, že na začátku semestru jdeme do větších klubů, ke konci už míříme spíš na kluby s menší kapacitou a bary.
Pořádáte výlety a párty v klubech. Jak se organizace těchto akcí liší?
Můj tým se zabývá čistě organizací večerních aktivity a party, na výlety máme ve spolku jiný tým. Některé věci platí pro oba typy akcí, je nutné sledovat konkurenční akce a náladu studentů, výlety je ale nutné plánovat více dopředu, hlavně kvůli nákupu jízdenek a rezervaci ubytování podle kapacity. Party jde naplánovat v extrému ze dne na den, studenti se často rozhodují až v daný den, jestli v noci někam vyrazí.
Jako studentská organizace máte určitě omezené příjmy. Jak zvládáte financování?
Samozřejmě je důležité akce plánovat tak, aby nebyly ztrátové. Platí tedy, že si akce na sebe samy vydělají. V naprosté většině se nám daří být v plusu, případné ztrátové akce jsou hlavně na konci semestru, kdy musíme vždy pokrýt určitě fixní náklady a lidí nepřijde dost, aby se nám to vrátilo na vstupném.
Které online nástroje pro organizaci používáte?
Asi nic speciálního, komunikace probíhá přes klasické kanály: chaty, maily, telefony i osobně. Žádnou aplikaci pro správu projektů jsme zatím nepotřebovali, společné dokumenty máme na cloudu.
Děkujeme za příjemný rozhovor a přejeme Nation2Nation plno štěstí v dalším organizování. Doufáme, že se jste se dozvěděli něco nového a pokud se chcete taky podělit o váš organizátorský příběh, ozvěte se na lucie@boomevents.org. Podívejte se taky na další rozhovory s organizátory, na články o event marketingu nebo na to, jak vám BOOM Events může pomoct s přeprodejem vstupenek.